Veelgestelde vragen

Welke voordelen heeft werken in de cloud?

• Je bent niet meer gebonden aan één werkplek want je kunt altijd en overal bij je gegevens op welk apparaat dan ook. Je kunt dus op meerdere plekken werken, zoals op kantoor, thuis of bij de klant. Verder heb je geen zware computer, waarop de server draait, meer nodig, omdat de server nu in de cloud staat. Je bent dan ook niet meer afhankelijk van hardware.
• Je hoeft je niet meer bezig te houden met het vernieuwen van softwarelicenties, het (handmatig) actualiseren van computerprogramma’s en het up-to-date houden van je technische kennis om veiligheid te garanderen. De leverancier bij wie jij je clouddienst afneemt, zorgt hier namelijk allemaal voor.
• Je kunt gelijktijdig en op afstand met meerdere mensen in een document werken waarbij je kunt zien wie er naast jou in het bestand aan het werken is. Als iemand wat wijzigt, zie je dit meteen.
• In de cloud staan je data veiliger dan lokaal opgeslagen op je computer of laptop. Als deze crasht of wordt gestolen, ben je jouw documenten namelijk niet kwijt. Je gegevens staan namelijk online en zijn ondergebracht in een beveiligd datacenter waar meerdere cloudservers draaien. Verder krijgen jouw gegevens in de cloud een automatische back-up zodat je altijd over de meest recente versie van je bestanden beschikt.
• Werken in de cloud betekent ook een besparing op je kosten. De onderhouds- en beheerkosten van eigen servers, software en hardware vallen namelijk weg. Je huurt servercapaciteit van een Cloudleverancier. De huurprijs die je hiervoor betaalt, is afhankelijk van wat je verbruikt. Je hebt hierbij ook de mogelijkheid om (tijdelijk) op- of af te schalen als je bijvoorbeeld voor een bepaalde tijd extra werknemers in dienst neemt.
• Als je kiest voor bellen via internet (VoIP) ben je altijd en overal telefonisch bereikbaar op één telefoonnummer. Als een server van je clouddienst uitvalt, schakelt men meteen over naar een ander datacentrum om een eventuele risico op storingen te verkleinen.

Wat zijn de nadelen van werken in de cloud?

• Je kunt alleen in de cloud werken als je internet hebt. Je bent dus afhankelijk van een goede netwerkverbinding. Als er storingen optreden in deze verbinding, dan heeft dit meteen invloed op waar je mee bezig bent.
• Als je tegen technische problemen aanloopt, zijn deze vaak niet zelfstandig op te lossen. Je kunt niet zelf het tijdstip bepalen waarop deze worden opgelost. Je bent hiervoor afhankelijk van de leverancier die jouw clouddienst verzorgt.
• Hoe kom je nog bij jouw data als er onverhoopt een breuk optreedt tussen jou en je cloudprovider? Denk hier goed over na.
• Privacy en veiligheid vereisen extra aandacht bij werken in de cloud.
  • Houd rekening met de verschillen in wetgevingen. Zo mogen bepaalde bedrijven hun gegevens niet opslaan buiten Nederland, bijvoorbeeld banken. Niet alle cloudproviders kunnen aan deze eisen voldoen. De data worden namelijk opgeslagen op Amerikaanse servers en de gegevens vallen dan ook onder de Amerikaanse wetgeving. Advies is dan ook eerst te checken waar de cloudleverancier de bedrijfsgegevens bewaart voordat je met hem in zee gaat.
  • Als je een bedrijf hebt, dan valt het beschermen van de (persoons)gegevens in de cloud onder jouw verantwoording. Je bent dan ook verplicht om intern passende maatregelen te nemen om verlies van en illegaal gebruik van (persoons)gegevens te vermijden. Zorg er ook voor dat deze maatregelen bij de cloudleverancier gelden door met hem afspraken hierover te maken. Verwijder het account of verander het wachtwoord in de cloud op het moment dat een werknemer jouw bedrijf verlaat.
• Veel procedures voor het werken in de cloud ontbreken nog. Overstappen naar een andere cloudleverancier en je gegevens migreren naar een andere omgeving is dan ook nog niet zo gemakkelijk. Verlies van data kan ook nog voorkomen.

Waarom kiezen voor Microsoft 365?

• Bij Microsoft 365 neem je een abonnement af. Je betaalt hierbij alleen voor wat je gebruikt en kunt kiezen uit een maandelijks of jaarlijks abonnement.
• De diensten en applicaties in Microsoft 365 kun je overal opstarten via een internetbrowser op welk apparaat je ook gebruikt. Je bent niet meer afhankelijk van één apparaat waarop Office is geïnstalleerd. Microsoft 365 geeft je de mogelijkheid om de softwareprogramma’s op 5 apparaten te installeren. Dit is wel afhankelijk van het soort abonnement dat je afsluit.
• Er zijn geen versie verschillen meer in applicaties tussen de gebruikers. Elke werknemer binnen je organisatie beschikt over dezelfde en meest recente versie zodat je optimaal met je collega’s kunt samenwerken.
• Microsoft 365 heeft een softwarepakket waarmee je bijna alles kunt doen. Niet alleen biedt het de standaard softwareprogramma’s zoals Word, Excel en Powerpoint. Ook levert het bijvoorbeeld programma’s waarmee je werktijden van teams kunt indelen en een projectplanner.
• Met Skype voor Bedrijven kun je heel gemakkelijk online een vergadering bijwonen. Daarnaast beschik je over een gebruiksvriendelijke chat waarmee je meteen ziet welke collega’s beschikbaar zijn.
• Microsoft 365 maakt het beheren van Office licenties een stuk eenvoudiger. Op de eerste plaats omdat iedereen binnen de organisatie over dezelfde versie beschikt. Daarnaast kun je gebruikers online aanmaken en verwijderen en kun je rechten makkelijker aanpassen. Dit kan je allemaal op afstand doen via je webbrowser.

Wat zijn de kosten van Microsoft 365?

Microsoft 365 bestaat uit diverse abonnementsvormen voor zowel persoonlijk als ook zakelijk gebruik. Zo kun je voor je bedrijf kiezen uit Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium of Microsoft 365-apps voor bedrijven. Onlangs heeft Microsoft haar naam veranderd van Office 365 naar Miscrosoft 365. De onderliggende abonnementsvormen hebben als het gevolg van deze naamswijziging ook een nieuwe naam gekregen. De prijzen en dienstverlening zijn echter hetzelfde gebleven.

Je kunt er ook voor kiezen om het beheer en support van Microsoft 365 aan ons over te laten. Wij ondersteunen je dan bij de inrichting van en bij problemen en algemene vragen over Microsoft 365. Ook nemen wij beheerstaken over. Deze dienst bieden wij aan voor € 75,00 per uur op basis van nacalculatie of per afgesproken aantal contracturen. In het laatste geval betaal je een gereduceerd tarief van € 70,00 per uur en heb je voorrang boven niet-contract klanten.